19.8.2025 - Ab 2026 reicht der Kassenbon nicht mehr – digitale Rechnung (Verifactu) erforderlich!
Mit Verifactu kommt in Spanien ab 2026 die Pflicht zur digitalen Rechnung auch für die Tasse Kaffee oder die Schachtel Kippen am Kiosk....
Alle Unternehmen, auch Soloselbständige, müssen dies umsetzen.
Spanien – Ab dem 1. Januar 2026 wird sich in Spanien einiges ändern: Die digitale Rechnung für alle Unternehmen, auch Soloselbstständige, wird dann verpflichtend. Das betrifft wirklich alle, auch das Café um die Ecke oder den Kiosk auf der Hauptstraße. Jede Verkaufsoperation muss durch eine digitale Abrechnung direkt an die Finanzbehörde gemeldet werden.
Dies ist Teil des Antibetrugsgesetzes von 2021 und die fünf Jahre der Umsetzung sind dann vorbei. Doch wie läuft das Ganze genau ab? Dafür hat das Finanzamt eine eigene Software entwickeln lassen, die den Namen „Verifactu“ trägt. Es dient dem Finanzamt zur Echtzeitüberwachung aller Geldvorgänge in Spanien.
Selbstständige, die bisher Rechnungen mit Word oder Excel erstellt haben, dürfen dies ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr machen. Jeder Beleg muss einen QR-Code enthalten, der den Beleg genau identifiziert und sowohl vom Finanzamt als auch vom Kunden überprüft werden kann.
Die neue Methode, die auf Grundlage europäischer Vorschriften entwickelt wurde (in Ländern wie Portugal bereits eingeführt), verfolgt drei Hauptziele: Steuerbetrug zu bekämpfen (schwarze Buchhaltung ist in vielen kleinen Unternehmen üblich), Verwaltungsabläufe durch Digitalisierung zu rationalisieren und den Papierverbrauch zu reduzieren.
Ein solches System gibt es in Spanien auch schon länger, jedoch war es bisher nur für Unternehmen mit Rechnungssummen von insgesamt über 6 Millionen Euro pro Jahr Pflicht. Das System für diese Unternehmen heißt SII.
So muss die digitale Rechnung umgesetzt werden
„Dies ist eine sinnvolle Maßnahme, die in einem Rechtsstaat wie dem unseren in die richtige Richtung geht. Sie wird den Wettbewerb zwischen Unternehmen deutlich ausgleichen, da alle der gleichen umfassenden Kontrolle unterliegen und niemand durch doppelte Buchführung unlauteren Wettbewerb betreiben kann“, erklärt Pelayo D. Rayón, CEO des Technologieberatungsunternehmens Axon Soluciones.
Unternehmen, so Rayón, „müssen jede Rechnung in Echtzeit über ein sicheres, nachvollziehbares und unveränderliches digitales System an die Steuerbehörde übermitteln“. Das bedeutet, dass im Betrugsfall nicht nur das schuldige Unternehmen selbst, sondern auch das für die Implementierung von „Verifactu“ ausgewählte Softwareunternehmen haftbar gemacht wird.
Alle bestehenden Kassensysteme müssen bis zum 1. Januar 2026 daraufhin umgestellt werden. Kann die Kasse nicht umgestellt werden, muss diese ausgetauscht werden, da die Kommunikation mit „Verifacu“ zwingend erforderlich ist.
Derzeit entwickeln die Steuerbehörden noch eine kostenlose Version für Kleinunternehmen und Soloselbstständige, die kein Kassensystem verwenden und bisher Word als Rechnungsprogramm genutzt haben.
Die Vorschriften sehen Bußgelder von bis zu 50.000 € pro Jahr für Unternehmen vor, die keine zertifizierte Software verwenden, und bis zu 150.000 € für IT-Anbieter, die die Standards nicht erfüllen.
Sobald das System implementiert ist, ist die Echtzeit-Rechnungszustellung optional. Wer es nicht nutzt (im Rahmen des sogenannten „No Verifactum“-Systems), muss seine Verfügbarkeit im Falle einer Prüfung sicherstellen.
Unternehmen können auch weiterhin Papierrechnungen ausstellen, da „Verifactu“ eine Art elektronisches Replikat erstellt, das das Unternehmen mindestens vier Jahre lang aufbewahren muss. Dies kann natürlich auch ausgedruckt werden. – TF -
Quelle: Infos-grancanaria.com
